ノマドワーカー御用達!超便利ツール教えます!

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ノマドワーカーは仕事をしているときは1人ですが、仕事自体は1人で行っているわけではありません。自分が受け手なら、自分に仕事を任せてくれている相手がいますし、自分が買い手なら自分が仕事を任せている相手がいます。

仕事をするときは1人でも、離れた場所には必ず仕事中間がいて、お互い顔を合わせて仕事しない分、しっかりと連絡することや、データなどを共有することが大切になります。

お互い顔を合わせずに仕事をするということは、きちんと連絡できていないと大変なことになってしまいます。行き違いになってしまったり、仕事の期限に間に合わなくなってしまったりなど、重大なミスをおかしかねません。

そこで、ノマドワーカーがよく使っている、連絡やデータ共有などに便利なツールをご紹介したいと思います。基本的に無料で使用できるので、仕事を効率化するためにもぜひ試してみてください。

スムーズに連絡をすることができるツール

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スムーズに連絡をするということはとても大切です。メールですと、どうしても大量のメールマガジンや迷惑メールなどで、大切なメールが埋もれてしまうことがあります。使用しているメールサービスによっては、きちんとしたメールでも迷惑メールフォルダに移動してしまい、着信に気付かないということもあります。

そんな事態を回避し、より迅速な対応をすることを可能にできるツールやサービスをご紹介致します。

まずはノマドワーカーだけでなく、世界中でお馴染みの無料通話アプリ「Skype」です。Skypeの良いところといえば、連絡手段としてはとても優秀なツールだということです。個人チャットはもちろん、何十人もの大人数でのチャットも可能です。

そして、着信もわかりやすく、未読メッセージがある場合、ずっと未読マークが付いているので、確認忘れや確認漏れを防止することもできます。

メールアドレスさえあればアカウントをいくつも作れるので、プライベート用と仕事用としっかりわけることができますし、やり方次第で多重起動も可能です。

チャットだけでなく通話の部分でも優秀です。使用デバイスによる部分もありますが、比較的音が綺麗に聞こえて、ラグもなく、電話代わりに使用できます。世界中どこからかけても無料なのが嬉しいですね。

そして、次におすすめなのが「チャットワーク」です。チャットワークは、仕事の連絡やデータ共有などに特化しているツールです。チャット機能はもちろんですが、スムーズなデータ共有も可能、マルチデバイス対応、タスク整理も思い通りで、使い勝手の良さから、多くの企業でも取り入れられています。

また、チャットワークには、メモ帳代わりに使える機能もあります。UI(ユーザーインターフェース=画面表示)は通常のチャットルームと同じですが、チャット相手がいなくても文字を打ち込んだり、データをアップロードすることができる機能です。自分以外の人に見られることがないので、ちょっとしたメモに使ったり、他のデバイスで共有したいデータを保存したり、データバックアップの一時保存場所として使用することもできます。

次は、これもまたお馴染みですが「LINE」です。チャット機能の優秀さは、Skypeやチャットワークとも負けず劣らずですが、LINEの良いところは、既読がわかるところです。相手からなかなか返事がないと、確認したのかしていないのか不安になることがありますよね。しかし、LINEは既読表示がされるので、返事がなくても確認したかどうかがわかります。グループチャットの場合も、既読人数が表示されるので、全員きちんと確認できたかどうかがわかって便利です。

そして、大量のやりとりをしている間に「メッセージが流されてしまう」という欠点がチャットツールにはありますが、LINEにはチャットとは別にノートという機能があります。ノートに書き込めば、メッセージで流されてしまうことがありません。大切なことはノートの方に入力しておけば、流れてしまって確認できなかったり、連絡を見落とすということを防止することができます。

データ共有を簡単にできるツール

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データを共有するにはメールやチャットツールを使うなど、色々な方法がありますが、データ共有ツールを使えばもっと簡単に、もっとスムーズにデータ共有することができます。

まずおすすめなのが「Googleドライブ」です。Googleドライブは自分自身のデータ管理はもちろん、リンクを共有することで、複数人と簡単にフォルダを共有することができます。また、共有する際は、共有可能リンクを取得する以外に、Googleメールアドレス(Gmail)を指定して共有することもできます。

そして、共有する際に、フォルダ及びフォルダ内のデータを編集できるか、それとも観覧のみにするかの選択をすることもできます。

アップロードもとても簡単で、共有フォルダもマイドライブに保存することができるので、簡単に確認することができ、データ整理も簡単にできます。

そして次は「Dropbox」です。Dropboxはオンラインストレージで2GB、最高16GBまでなら無料で使用することができます。有料プランですと100GBから200GB、500GBとあり、ビジネスプラン(最低でも5人から)なら1TBから必要に応じて追加することができます。

指定した相手だけと共有のできるフォルダを作ったり、Dropboxを使っていない人とも共有できるフォルダを作ることができます。共有機能に優れており、幅広い企業で使用されています。

オンラインで共同作業できるツール

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オンライン上でリアルタイムで共同作業のできるツールは、誰がどこの仕事をしているのかというのを把握できます。入力すれば即保存されるので、データをどんどん更新していくのに優れています。

ただし、これから紹介するツールはどちらも、ファイルサイズの制限があるので、あまり大きすぎるデータを共有することはできません。

まずは、Googleの「ドキュメントエディタ」です。ドキュメントエディタで作成されたデータは、Googleのマイドライブに保存されます。ドキュメントエディタには「ドキュメント(=Word)」「スプレッドシート(Excel)」「スライド(=PowerPoint)」などの基本的なツールから、アンケートを作成できる「フォーム」や、簡単な図形を作ることができる「図形描画」などもあります。

ドライブ同様に共有することができますし、共有フォルダ内に入れておけば、全てのデータをオンライン上で共同編集することができます。

そして、次は「OfficeOnline」です。実はこのサービスを提供しているのが、Microsoftなのです。そのため、MicrosoftOffice同様の機能が、オンライン上で無料で使うことができます。データはonedriveという専用ドライブに保存されます。Word、Excel、PowerPoint、カレンダー、Outlookなどが使用できます。

Googleドキュメントエディタの場合は、一部使用できない機能がありますが、OfficeOnlineなら有料版と同じように使うことができます。デメリットとしては、起動や保存するのが若干重いことです。時間がかかったり、読み込めないということもありますが、共同作業をするのに優秀なツールの1つです。

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便利ツールを使えば作業がよりスムーズに!

ここで紹介した便利ツールを上手に使いこなすことで、作業がよりスムーズになります。ノマドワーカーとして仕事をしていくのならば、ぜひ使いこなせるようになってほしいツールです。

クライアントによっては、これらのツールを使うことが必須の場合もあります。基本的には無料で使えるので、損をすることはありません。

作業効率化を図りたいときなどに是非、使ってみてくださいね。

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